Klasyfikacja i oznaczanie dokumentacji

1. DRAFT - pierwsza wersja robocza

Co oznacza: Wersja robocza dokumentu, która jest jeszcze w trakcie opracowywania lub wczesnych etapów edycji.
Jak wygląda: Może zawierać niekompletne treści, oznaczenia do uzupełnienia, pytania do zespołu lub komentarze.
Cel: Służy jako podstawa do dalszych prac i konsultacji.

2. WORKING COPY - kopia robocza do dyskusji

Co oznacza: Robocza wersja dokumentu, która służy do dyskusji i pracy, ale nie jest przeznaczona do dystrybucji ani finalizacji.
Jak wygląda: Często zawiera oznaczenie „For_Internal_Use_Only” lub „Working_Copy.”

3. MARKED-UP - dokument z komentarzami/uwagami

Co oznacza: Wersja dokumentu zawierająca odręczne lub elektroniczne adnotacje, komentarze lub zmiany, które należy uwzględnić przed przygotowaniem kolejnej wersji.
Jak wygląda: Może być przygotowana w formie PDF lub fizycznego dokumentu z naniesionymi uwagami.

4. REDLINE - wersja ze śledzonymi zmianami

Co oznacza: Dokument w wersji "redline" zawiera śledzone zmiany (np. za pomocą funkcji „Śledź zmiany” w Microsoft Word).
Jak wygląda: Zmiany, takie jak dodania, usunięcia, czy komentarze, są widoczne w tekście. Usunięte fragmenty są często przekreślone, a dodane podświetlone. Taki dokument pozwala łatwo zobaczyć, co zostało zmodyfikowane w stosunku do poprzedniej wersji.
Cel: Umożliwia szybki przegląd zmian i ich zatwierdzenie lub odrzucenie przez innych uczestników procesu.

5. BLACKLINE - wersja porównawcza sekcji/stron

Co oznacza: Dokument podobny do REDLINE, ale różnice między dwiema wersjami są prezentowane w postaci porównania na poziomie strony lub sekcji.
Jak wygląda: Zazwyczaj w formie podsumowania zmian lub za pomocą specjalnych narzędzi pokazujących różnice między wersjami (np. Adobe Acrobat, Microsoft Word).

6. CLEAN - czysta wersja po akceptacji zmian

Co oznacza: Dokument w wersji "clean" to czysta, finalna wersja dokumentu, w której wszystkie zmiany zostały zaakceptowane.
Jak wygląda: Nie zawiera widocznych śledzonych zmian ani komentarzy. Jest przejrzysty i gotowy do publikacji lub podpisania.
Cel: Reprezentuje ostateczną wersję dokumentu, którą można uznać za oficjalną.

7. FINAL - ostateczna wersja gotowa do podpisu/wdrożenia

Co oznacza: Ostateczna wersja dokumentu po zakończeniu procesu edycyjnego i zatwierdzeniu przez wszystkie odpowiednie strony.
Jak wygląda: Gotowa do podpisania, publikacji lub wdrożenia.

8. EXECUTION COPY - wersja przygotowana do podpisania

Co oznacza: Wersja dokumentu przygotowana do podpisania przez wszystkie strony.
Jak wygląda: Czysta, zawiera miejsca na podpisy i często specjalne oznaczenie (np. „Execution_Copy” w nagłówku).

9. APPROVED - formalnie zatwierdzona

Co oznacza: Wersja dokumentu, która została oficjalnie zaakceptowana przez wszystkie uprawnione strony.
Jak wygląda: Zawiera zazwyczaj oznaczenie lub pieczęć „Approved” oraz datę i podpisy zatwierdzających.

10. SIGNED - podpisana, prawnie wiążąca

Co oznacza: Dokument podpisany przez odpowiednie strony, który ma moc wiążącą (np. umowa lub protokół).
Jak wygląda: Zawiera podpisy elektroniczne lub odręczne oraz datę podpisania.

11. CONFORMED COPY - opia z odwzorowanymi podpisami

Co oznacza: Kopia dokumentu podpisanego, w której podpisy zostały odwzorowane w formie tekstu.
Jak wygląda: Kopia przeznaczona do dystrybucji lub archiwizacji, niekoniecznie z oryginalnymi podpisami.

12. ARCHIVE COPY - wersja archiwalna zabezpieczona

Co oznacza: Kopia dokumentu przechowywana do celów archiwalnych, która może być zabezpieczona przed modyfikacjami.

Instrukcja nazewnictwa dokumentów

1. Struktura nazwy pliku

RRRR-MM-DD_[TypDokumentu]_[Odbiorca/Kontrahent/Projekt]_[Firma_z_grupy_SHL]_[STATUS]_Ver.DDMMRRRRXX

Opis elementów:

  1. RRRR-MM-DD – data główna dokumentu (np. data podpisania, wystawienia, zgromadzenia)

  2. TypDokumentu – słowo lub fraza opisująca dokument (Umowa, Oferta, Raport, Faktura, Protokół)

  3. Odbiorca/Kontrahent/Projekt – nazwa podmiotu lub projektu, którego dotyczy dokument

  4. [Firma_z_grupy_SHL] – nazwa spółki (np. SHL-Media, SHL-Tech, SHL-Energy)

  5. [STATUS] – status dokumentu wg procedury wewnętrznej (DRAFT, FINAL, SIGNED itp.)

  6. Ver.DDMMRRRRXX – wersja dokumentu: DDMMRRRR = data utworzenia wersji, XX = inicjały pracownika

2. Przykłady nazw plików

3. Zasady ogólne

4. Dobre praktyki

5. Schemat decyzyjny dla pracownika

  1. Określ datę główną dokumentu (np. data podpisania, wystawienia)

  2. Nadaj typ dokumentu (Umowa, Oferta, Raport, Protokół, Faktura)

  3. Wpisz nazwę kontrahenta/projektu

  4. Dodaj nazwę firmy ([Firma_z_grupy_SHL])

  5. Wskaż status zgodnie z procedurą (DRAFT, FINAL, SIGNED itp.)

  6. Dodaj wersję – Ver.DDMMRRRRXX

  7. Sprawdź, czy nazwa nie zawiera polskich znaków i spacji

6. Polskie znaki w nazwach plików

W nazwach plików NIE używamy polskich znaków (ą, ę, ł, ó, ś, ć, ź, ż, ń), aby uniknąć problemów z kompatybilnością systemów, wyszukiwaniem i udostępnianiem plików w różnych środowiskach (Windows, macOS, Linux, NAS, DMS, chmura).

Tabela konwersji polskich znaków